Congres organiseren? Een mooie locatie is het halve werk!

Een congres organiseer je normaliter met bijvoorbeeld het doel een bepaalde doelgroep te informeren over nieuwigheden uit een bepaald werkveld. Ook het bieden van de gelegenheid om betrokkenen ideeën en kennis te laten uitwisselen is een typisch onderdeel van een congres. Niets ten nadele van de inhoud en de doelstellingen van zo’n bijeenkomst; het selecteren en afhuren van een goede locatie is een ontzettend belangrijke factor voor het welslagen van je evenement. Een congreslocatie in Utrecht is wat dat betreft qua ligging alvast ideaal. Waar in Nederland de genodigden ook wonen, echt ver hoeven ze nooit te reizen als ze naar Utrecht moeten. Lees hieronder aan welke voorwaarden een fijne locatie nog meer zou moeten voldoen.

Wat maakt een locatie tot geschikte congreslocatie?

Een congreslocatie dient in principe ten eerste alle faciliteiten te bieden die je als organisator nodig hebt. Neem bijvoorbeeld een presentatieruimte, genoeg stoelen en deugdelijk technologisch materiaal. Een congres duurt normaliter minstens een halve of hele werkdag, dus eten en drinken moeten ook goed verzorgd zijn. Anno 2020 is er qua voedsel dan idealiter ook voldoende aandacht voor duurzaamheid. Verder is de uitstraling van de locatie belangrijk, in die zin dat bijvoorbeeld een monumentaal pand of een statig landhuis eerder inspiratie oproept dan een geblokt kantoorpand langs een snelweg. Tenslotte kunnen we niet ontkennen dat het tijdens de nog altijd voortdurende pandemie belangrijk is dat een locatie hier aandacht aan besteedt. Men moet derhalve maatregelen treffen om het voor iedereen zo veilig mogelijk te maken.